När det är dags att inreda ett konferensrum är det lätt hänt att bli otålig och börja inreda utan att noga ha tänkt igenom det nya rummets syfte. Det kan efter ett tag påminna oss om att det ibland är bra att tänka efter – före. Det finns många aspekter att ta hänsyn till om man vill lära sig hur man inreder ett konferensrum som är anpassat för smidiga och effektiva möten. Vi kommer i det här blogginlägget gå igenom allt du behöver veta för att skapa ett smart, behovsanpassat och personligt konferensrum.

Inreda konferensrum med färg

Beigea färger och kulörer åt det varma hållet är ofta lugnande och är att föredra om ni kommer använda videokamera under mötena. Anledningen till det är för att man med starka färger riskerar att kamerans vitbalans ger mötesdeltagarnas ansikten en olustig färg. Är kamera något ni kommer använda mer sällan än ofta kan färg istället vara något som bidrar med glädje och kreativitet.

Om du landar i att du vill använda dig av färg på väggarna kan det därför vara intressant att veta vad man säger om färgernas betydelse för humör och mående. Många konferensmöbler som tillverkas är färgglada, så ha det i åtanke om du vill ha väggar i färg.

Färgernas betydelse för vårt humör

• Röd – Aktiverar och piggar upp, står för styrka och mod.
• Orange – Skapar kreativitet, engagemang och kommunikation.
• Gul – Frambringar optimism, glädje och viljestyrka.
• Grön – Står för tillväxt, harmoni och fokus.
• Lila – Ger liv åt kreativitet och anses vara den lyxigaste färgen.
• Blå – Står för lugn, intelligens och säkerhet.

Vill du lära dig mer om färgpsykologi rekommenderar vi Kinnarps artikel om färgers påverkan.

Protip: Ta reda på hur solen står i förhållande till var fönsterna sitter. Med den informationen kan du göra en bedömning på hur mycket ljusinsläpp du vill ha på gardiner eller annan ljusavskärmning. Har du tillräckligt ljust för att hålla deltagarna pigga utan att blända dem av solens ljusa strålar?

Välja konferensbord

Storleken på rummet sätter såklart en viss begränsning i hur du kommer ha möjlighet att utforma konferensrummet. Att placera ett stort konferensbord i ett litet rum är ofta möjligt men kan leda till att det blir trångt och att vissa konferensdeltagare känner sig trängda och obekväma. Du behöver mäta upp både långsidor och kortsidor så du vet vilken golvyta du jobbar med.

Vikten av att ha tillräckligt med möbler utan att det blir för trångt är en utmaning som vi hoppas kunna klara ut. Vi vill därför ge dig två grundregler som du kan ha nytta över när du inreder ett konferensrum.

1. Lämna minst 30 cm utrymme bakom stolen.
2. Varje mötesdeltagare behöver 60 cm i bredd för att få plats.

Du behöver också se över hur stolarna är utformade. En stol med armstöd eller kryssfot är ofta bredare än en stol i enklare modell, och av den anledningen kan du behöva köpa ett bredare bord än vad du först planerat för. Benens utformning på konferensbordet kan i vissa fall också innebära att du får tänka till en extra gång.

Fundera på om du vill ha kabelförvaring och inbyggda eluttag i bordsskivan. Med inbyggd el slipper du snubbla över sladdar och vara med om datorer som laddar ut på batteri.

Protip: Om du planerar att ha möten där en person står upp och pratar inför resten av gruppen är det smidigt att ha ett lite högre bord på sidan längst fram i rummet där personen som pratar kan ställa sin dator. Varför inte ett snyggt barbord?

Bästa konferensstolen

När det gäller konferensstolar har du nog redan förstått att det finns en hel uppsjö av modeller och stilar. Så, hur ska man veta vilken konferensstol som är den bästa? Svaret är såklart att den bästa konferensstolen är den som är bäst lämpad för dina behov.

• Om rummet kommer användas för olika ändamål där det innebär en hel del ommöblering, är det bra om stolarna går att stapla på varandra.
• För längre möten krävs det nästan att i alla fall stolssitsen är stoppad för att undvika att deltagarnas ben eller fötter somnar.
• Armstöd kan som sagt ta lite mer plats men har en ganska hög bekvämlighetsfaktor. Mötesdeltagarna kommer förmodligen uppskatta det här om konferenserna är långa.
• Är konferensernas syfte mest till för att uppmuntra till dialog mellan deltagarna, utöka relationer och stärka teamkänslan är det många som föredrar att sitta på en snurrbar stol. Då kan deltagarna enkelt vrida sig åt båda bordsgrannarna och komma ifrån en stel och onaturlig möteskänsla.

Teknisk utrustning i konferensrummet

Att ha rätt teknik är A och O för att du ska kunna leverera en lyckad konferens. Med det här i åtanke kan du vara säker på att mötena inte drar ut på tiden och att ni enkelt kan ansluta datorer, videoutrustning, mikrofoner och tillbehör.

Ställ dig själv de här frågorna innan du planerar inköp av teknisk utrustning:

• Kommer presentationer hållas?
• Ska resultat och siffror visas på en skärm?
• Behövs en projektor?
• Finns det de som föredrar att skriva på en whiteboardtavla?
• Ser de som sitter längst bort vad det står?
• Vilken belysning behövs?
• Kommer alla höra vad som sägs?
• Hur bra är kvaliteten på luften vi andas?

Ju fler svar du har på frågorna desto mer lyckat och användarvänligt kommer konferensrummet bli.

Inreda konferensrummet med det lilla extra

Sist men inte minst, om du vet redan nu att konferensrummet behöver vara flexibelt för att det kommer användas till annat ibland, är det smart att använda sig av teknik som är enkel att flytta på. Du kommer tacka dig själv när du skaffat whiteboardtavlor på hjul, rullbar förvaring och annan flyttbar inredning.

Förutom det här bör du se över behovet av belysning, dekorationer, växter, gardiner, mattor, förvaring, avskärmare och ljudabsorbenter.

Med det här sagt hoppas vi verkligen att du har fått lite mer klarhet i hur du inreder ett konferensrum som passar just det företag som du jobbar på.

Vi på RAFZ är specialister på att optimera kontorsytor och behovsanpassa konferensrum för alla typer av företag. Vi har kontorsmöbler i olika prisklasser, från det lite billigare och enklare till riktigt exklusiva designmöbler – alltid i bra skick. Behöver du hjälp med att köpa eller sälja konferensmöbler kan vi skräddarsy en lösning som passar dig.

Kontakta oss på [email protected] och skriv vad du vill ha hjälp med så kommer vi fram till något tillsammans.